Der mühsame Weg zum papierlosen Büro

  • Rechnungen, Verträge, Lieferscheine – eigentlich geht heute vieles digital. Und trotzdem werden Tausende Tonnen Büropapier pro Jahr gebraucht. Warum kommt das papierlose Büro nicht voran? Der Leitz-Ordner ist das Synonym für den Aktenordner. Gegen Ende des 19. Jahrhunderts brachte Louis Leitz jenes Ordnermodell auf den Markt, das bis heute kaum verändert in Verwendung ist. Industrialisierung und wachsende Bürokratisierung führten damals zu immer mehr Schriftverkehr. Eine Lösung, Papiere nicht nur abzulegen, sondern auch zu ordnen, wurde immer wichtiger. Selbst in Zeiten der zunehmenden Digitalisierung ist der Bedarf dafür groß. Im Jahr 2019 stellte Leitz 100 Millionen Ordner her. Auch wenn das papierlose Büro seit Jahrzehnten propagiert wird: Lediglich 6 Prozent der Geschäftsführer, Vorstände oder Geschäftsleiter geben laut Bitkom Digital Office Index 2020 an, dass die Geschäftsprozesse in ihren Unternehmen mittlerweile komplett ohne Papier auskommen. In drei von vier Unternehmen wird noch immer mehr als die Hälfte aller Abläufe auf Zetteln geregelt. Es wird also weiterhin reichlich Papier gedruckt, verschickt oder verwahrt. Und da kann in größeren Betrieben schon einiges zusammenkommen: Beim Unternehmensberater Ernst & Young beispielsweise liegt der Pro-Kopf-Verbrauch von Papier laut Nachhaltigkeitsbericht bei 26 Kilogramm im Jahr 2019, in Summe waren es etwa 5,6 Millionen Blätter.

Festhalten an gewohnten Arbeitsweisen

  • Trotz Digitalisierung halten viele noch an gewohnten Arbeitsweisen fest. Technologien und Tools unterstützen den Fortschritt des Digitalen, doch entscheidend ist die Einstellung der einzelnen Mitarbeitenden und ihrer Vorgesetzten. Als häufigster Grund, weiterhin Papier anstatt digitale Dokumente zu verwenden, wird laut Studie von Kyocera Document Solutions bessere Lesbarkeit angegeben. Etwa jeder zweite Befragte ist dieser Ansicht. 44 Prozent gaben an, dass sie mit Papier und Stift kreativer arbeiten können. Und für 41 Prozent ist ein wesentliches Motiv, dass es einfacher sei, sich analog Anmerkungen oder Notizen zu machen.

Arbeitsabläufe verändern

  • Gleich ob Verträge, Rechnungen, Personalakten, Lieferscheine oder Urlaubsanträge: Prinzipiell lässt sich alles digital und damit papierlos erledigen. Die Digitalisierung der Büroarbeit hat das Potenzial, Arbeitsabläufe zu verändern. Es ist ein schnellerer Informations- und Datenaustausch sowie gemeinsames Arbeiten zu jeder Zeit und von jedem Ort aus möglich. Eine Studie des Branchenverbands Bitkom kommt zu dem Ergebnis, dass 86 Prozent der Unternehmen in Deutschland vorhaben, Kommunikationsprozesse zu digitalisieren. Hat früher bei Meetings und Konferenzen jeder seinen Stapel Papier dabeigehabt, machen Videokonferenzen das nun überflüssig. Die Vorteile des papierlosen Büros: Prozessverbesserung – man kann schneller arbeiten und manche Prozesse sogar automatisiert ablaufen lassen.

Erste Schritte zum papierlosen Büro

  • Der Wunsch nach dem papierlosen Büro ist in den Unternehmen laut Kyocera-Studie durchaus vorhanden. Der Trend in Richtung Digitalisierung wird zunehmen. Das papierlose Büro lässt sich aber nicht von heute auf morgen umsetzen. Um Einsatzmöglichkeiten von Dokumentenmanagement-Lösungen zu identifizieren, sollten sich Unternehmen folgende Fragen stellen:

    • Bei welchen Abläufen wird das meiste Papier verbraucht? Wo sind Zeit- und Kostenfresser im Unternehmen? Unternehmen sollten für das nötige Prozessverständnis sorgen. Nur wer die Workflows kennt, kann diese mittels Digitalisierung erfolgreich verbessern.   
    • Wie viel Aufwand ist für die Umstellung notwendig? Der Weg zum papierlosen Büro könnte in jenen Bereichen liegen, in denen die Hürden für einen digitalen Prozess niedrig sind, etwa bei einzelnen Routinearbeiten. Darauf können Unternehmen aufbauen und den Einsatz digitaler Lösungen nach und nach auf andere Prozesse ausweiten.
    • Wie überzeugt man Mitarbeiter von der digitalen Lösung? Die Mitarbeiter sollten bereits in einer (möglichst) frühen Phase einbezogen werden, denn sie haben ein gutes Gespür für die Vor- und Nachteile der neuen Anwendungen.

Zentralen Daten-Hub einrichten

  • Unternehmen sollten Einsatzmöglichkeiten eines IT-basiertes Datenmanagementsystems (DMS) identifizieren. Dieses ist weit mehr als ein rein digitales Ablagesystem, das Papier- und Druckkosten reduziert. Es entsteht damit im Unternehmen ein neues Informationszentrum, ein zentraler Daten-Hub, der Prozesse und Zusammenarbeit spürbar flexibler macht. Mitarbeiter können zu jeder Zeit und von jedem Ort aus darauf zugreifen. Eine zentrale Voraussetzung dafür ist, dass das DMS nahtlos mit sämtlichen IT-Systemen verzahnt ist, in denen Dokumente erstellt oder genutzt werden. Damit ein DMS sein gesamtes Effizienzpotenzial nutzen kann, bedarf es eines vergleichsweise hohen Grades an Datenintegration in einem Betrieb. Die Transformation auf das papierlose Büro ist somit weit mehr als nur der Abschied von der Zettelwirtschaft.

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